Komite Usul ve Esasları

Komite ve Çalışma Gruplarının İşleyiş Kurallarına Dair Usul ve Esaslar

Madde 1: Amaç

Bu çalışmada Türkiye İMSAD komitelerinde ve Çalışma Gruplarında yürütülen çalışmalar ve uygulanan prosedürler tarif edilmiştir

Madde 2: Kapsam

Aşağıda belirtilen hususlar; Türkiye İMSAD Komitelerini, Çalışma Gruplarını ve varsa alt çalışma gruplarını kapsar.

Madde 3: Tanımlar

Komite: Belirlenen hedeflere yönelik çalışmaları; bilimsel ilkeler, ulusal/uluslararası standart ve yönetmelikleri esas alarak, ticari kaygılardan uzak bir biçimde Türkiye İMSAD üyelerinin uzmanları vasıtasıyla yürüten resmi organ.

Çalışma Grubu: Konuların içeriğine göre inşaat malzemesi sektörü dışından veya üyeler dışından uzmanların davet yoluyla katılması uygun görülen organ. Komiteler için belirlenmiş kurallar Çalışma Grupları için de geçerlidir.

Komite Koordinatörü: Komite çalışmaları ile ilgili Türkiye İMSAD Yönetim Kurulu ile köprü kurulmasını sağlayan ve bilgilendiren Türkiye İMSAD Yönetim Kurulu asil veya yedek üyesi.

Komite Başkanı: Komitelerin çalışmalarının hedefler doğrultusunda yürütülmesinden sorumlu, komite üyeleri arasından seçilen kişi.

Komite Üyesi: Gönüllülük esasına göre komite çalışmalarının yürütülmesine bilgi ve deneyimi ile katkıda bulunan Türkiye İMSAD üyesi firmalarca atanmış ilgili uzman.

Davetli Komite Üyesi: Türkiye İMSAD üyesi olmayan kurum ve kuruluşlarda görev yapan komite kararı ile gönüllülük esasına göre yürütülen çalışmalara davet edilmesi uygun görülen ilgili uzman.

Sekretarya: Komite çalışmalarında koordinasyonu sağlayan birim.

Olağan Komite Toplantıları: Gündemi bir önceki komite toplantısında belirlenmiş düzenli olarak ayda en az bir kez gerçekleştirilen düzenli toplantılar.

Olağandışı Komite Toplantıları: Olağan komite gündemi dışında resmi kurumlardan ivedilikle talep edilen konularda Türkiye İMSAD görüşünün oluşturulması için gerçekleştirilen toplantılar.

Türkiye İMSAD Görüşü: Ele alınan herhangi bir konu ile ilgili olarak komite üyelerinin oy çokluğu ile almış oldukları karar.

Toplantı Tutanağı: Komite toplantılarında görüşülen konuları ve alınan kararları içeren belge.

Alt Çalışma Grupları: Özel bir ihtisas alanı gerektiren konularda detaylı şekilde çalışmalar yürüten komite üyelerinden oluşmuş özel birim.

Alt Çalışma Grubu Başkanı: Alt çalışma grubunun çalışmalarına başkanlık eden komite üyesi.

3. Taraflar: Türkiye İMSAD görüşüne başvuran Bakanlıklar, TSE, TMMOB, Belediyeler gibi kamu kuruluşları ile diğer karar mercileri.

BÖLÜM I: KOMİTE ve ÜYELERİ İLE İLGİLİ GENEL ŞARTLAR

Madde 4: Komite ve Alt Çalışma Gruplarının Kurulması

Bir komitenin kurulup faaliyete geçebilmesi için en az 5 komite üyesinin katılımı gereklidir. Türkiye İMSAD profesyonelleri bu sayıya dahil değildir.

Geniş kapsamlı ihtisas alanlarında çalışmalar yürüten komitelerde, özel uzmanlık alanlarına göre alt çalışma grupları oluşturulabilir. Alt çalışma grupları Türkiye İMSAD profesyonelleri dışında en az 3 komite üyesinden oluşur. Alt Çalışma Grupları kendi içlerinden bir çalışma grubu başkanı seçer. Oluşturulan çalışma gruplarınca tamamlanan çalışmalar öncelikle bağlı olunan komite tarafından ele alınarak 3. taraflarla paylaşılabilir.

Madde 5: Komite Üyeliği

Düzenli olarak 2 yılda bir gerçekleştirilen Türkiye İMSAD Olağan Genel Kurul’un ardından yapılan “Komite Çalışmalarına Katılım” duyurusuna istinaden, üye firmaların atamış oldukları ilgili uzmanlarına dair komite ve erişim bilgilerini Dernek merkezine yazılı olarak ulaştırmaları ile komite üyeliği gerçekleşir. Atama e-posta yolu ile yapılacak ise üye kişilerden biri ya da bir kaçının bilgisi dâhilinde olur.

Madde 6: Davetli Komite Üyeliği ve Diğer İşbirlikleri

Komitelere; bilgi birikimi ve deneyimi üst seviyede olan Türkiye İMSAD üyesi olmayan kurum ve kuruluşlardan görevli teknik uzmanlar geçici olarak dâhil edilebilir. Komitenin almış olduğu karar doğrultusunda davet edilecek kurum/kuruluşa dair bilgiler toplantı tutanağında yer alır. Komitenin almış olduğu karar doğrultusunda Sekretarya söz konusu kuruluşla gerekli olan yazışmaları yaparak daveti gerçekleştirir.

Komitenin gerekli görmesi durumunda Türkiye İMSAD üyesi olmayan kurum ve kuruluşlar sadece bilgilendirme amaçlı olarak toplantılara davet edilebilir. Komiteler almış oldukları kararlara istinaden diğer Sivil Toplum Kuruluşları ve Türkiye İMSAD Komiteleri ile birlikte ortak çalışma toplantısı düzenleyebilir.

Madde 7: Komite Adına Yapılan Görüşme ve Ziyaretler

Komite çalışmaları neticesinde oluşturulan Türkiye İMSAD görüşünün karar mercilerine sözlü olarak aktarılması veya savunulması için Komite kendi içerisinde bazı üyelerini konuyla ilgili olarak görevlendirebilir. 3. taraflar ile gerçekleştirilecek olan her türlü toplantı ve ziyarete Türkiye İMSAD adına Komite Başkanı veya belirleyeceği kişi başkanlık yapar.

Komitenin almış olduğu karar doğrultusunda görevlendirilen komite üyeleri toplantı tutanağında yer alır. Komitenin almış olduğu karar doğrultusunda Sekretarya 3. taraflarla gerekli olan yazışmaları yaparak bir toplantı organize eder veya davet edilen bir toplantıya komite adına katılacak olan kişilerin bilgilerini karşı tarafa bildirir.

Madde 8: Üyelik İptali

Yürütülen çalışmalara katılımın arttırılması ve sürekliliğin sağlanması amacıyla; geçerli bir mazeret belirtmeksizin üst üste 3 veya yıl içerisinde toplam 4 kez planlanan komite toplantılarına katılım sağlanmaması durumunda ilgili kişinin komite üyeliği iptal edilerek temsilcisi olduğu üye firmaya yazılı olarak bildirilir.

Komite başkanının onay vermesi durumunda; üyeliği iptal edilen bir komite üyesinin bağlı bulunduğu firmadan yeni bir uzmanın komite çalışmalarında yer alması mümkündür. Türkiye İMSAD’ı yazılı olarak bilgilendirmek kaydıyla, üye firmalar işten ayrılma, görev değişikliği vb. nedenlerle yeni bir uzmanını komite üyesi olarak atayabilir.

BÖLÜM II: GÖREV, YETKİ ve SORUMLULUKLAR

Madde 9: Komite Başkanlarının Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

Komite çalışmalarının hedefler doğrultusunda yürütülmesinden sorumlu olan Komite Başkanları; ilgili komite faaliyetlerinin düzenli ve disiplinli bir şekilde uygulanmasını sağlamak, her bir komite üyesinin görüş ve önerilerinin komitece ele alınmasını temin ederek çalışmaların sadece bilimsel ve teknik unsurlar çerçevesinde demokratik bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumludur. Komite Başkanları; belirli dönemlerde komitece yürütülen çalışmalar ile ilgili Komite Koordinatörü ve gerektiğinde diğer Yönetim Kurulu üyeleri ile bilgi paylaşımında bulunur.

Komite kararları doğrultusunda 3. taraflarla yapılacak olan toplantı ve ziyaretlere Komite Başkanı veya vekâleten komite içerisinden atadığı temsilcisi başkanlık eder.

Komite toplantılarının gündemi Komite Başkanı tarafından belirlenir. Komite üyeleri; toplantıda ele alınmasını istedikleri gündem maddelerini sekretarya aracığı ile Komite Başkanına bildirebilir. Komite Başkanının önerilen gündem önerilerini kabul etme, etmeme, ileri bir tarihte konunun ele alınmasına karar verme veya komite üyelerinin görüşlerine sunma hakkı vardır. Toplantı sonralarında sekretarya tarafından kaleme alınan toplantı tutanakları Komite Başkanının onayının alınmasının ardından tüm komite üyelerine ulaştırılır.

Toplantıda genel ahlaka ve toplantı düzenini bozmaya yönelik davranışlar ortaya koyan bir üyenin toplantıdan veya komiteden ihraç edilmesi Komite Başkanının yetkisindedir.

Olağan yollardan Türkiye İMSAD’a ulaşmayan ve/veya gizlilik esası dolayısıyla bilgi paylaşımının mümkün olmadığı stratejik bazı unsurlar içeren konular ile ilgili Türkiye İMSAD görüşü komitelere danışılmadan Komite Başkanı ve/veya Türkiye İMSAD Yönetim Kurulunca oluşturulabilir. Üst düzeyde ele alınması gereken stratejik konuların dışında olağan yollardan yapılmış görüş başvuruları değerlendirilmek üzere Komite Başkanı tarafından komiteye iletilir.

Komite Başkanları; oy çokluğunun sağlanamadığı durumlarda konuyu Türkiye İMSAD Yönetim Kuruluna taşıyarak nihai Türkiye İMSAD görüşünün oluşturulmasını sağlar. Komitelerin bütçe gerektiren faaliyetleri Türkiye İMSAD Yönetim Kurulunun onayı ile gerçekleştirilir. Oy çokluğu ile komite tarafından alınan kararlar Komite Başkanları tarafından değiştirilemez.

Madde 10: Komite Üyelerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

Komite üyeleri; ele alınacak gündem ile ilgili gerekli olan ön çalışmaları yaparak toplantılara düzenli olarak zamanında katılmak, tartışılan konulara bilimsel ve teknik unsurların çerçevesinde değerlendirmek, komite faaliyetlerinde aktif görev almak ve komite toplantılarına katılım ile ilgili sekretaryaya bilgi vermekten sorumludur. Komite üyeleri genel ahlaka ve tartışma adabına aykırı davranışlar sergileyemez.

Madde 11: Sekretaryanın Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

Komite toplantılarının düzenlenmesi, gerekli duyuruların yapılması ve tutanakların oluşturulmasına yönelik çalışmalar Sekretarya tarafından yürütülür. Aksi yönde Yönetim Kurulu kararı alınmadıkça, komite çalışmalarında sekretarya hizmetleri Türkiye İMSAD tarafından yürütülür.

Sekretarya; toplantının yapılacağı yerdeki fiziki alt yapıyı hazırlar ve toplantı öncesi katılım sayısını Komite Başkanına bildirir. Sekretarya komitelerde ele alınan konulara teknik unsurların çerçevesinde katkıda bulunabilir. Toplantı sonrasında tutanakları hazırlayarak Komite Başkanının onayının alınmasının ardından toplantı tarihi, gündem ve tutanakları ile ilgili komiteyi zamanında bilgilendirmek sekretaryanın sorumluluğundadır.

Komitelerce ele alınacak konulara dair bilgiler komite üyelerine ulaştırıldıktan sonra; 3. taraflarca herhangi bir zaman kısıtlamasının olmaması durumunda komite üyelerinin sağlıklı bir biçimde değerlendirmelerini yapabilmeleri için en az 1 hafta süre tanınır. Sekretarya; Türkiye İMSAD’a ulaşan olağan görüş taleplerinin Komiteye iletilmesinin yanı sıra Komite üyelerinin yazılı bildirimlerinin derlenmesi ve komiteye aktarılması görevlerini ifa eder.

Sekretarya; oluşturulan Türkiye İMSAD görüşünü Komite Başkanının onayıyla 3. taraflara ulaştırılması, 3. Taraflar ile yapılacak olan toplantıların organize edilmesini sağlar.

BÖLÜM III: OY HAKKI ve KOMİSYON KARARLARININ ALINMASINA DAİR KURALLAR

Madde 12: Komite Üyelerinin Oy Hakları

Komite kararlarının alınmasında oy hakkı firmalara aittir. Her bir üye firmanın sadece 1 oy hakkı vardır. Üye firmalar, birden fazla uzmanlarını görevlendirerek komite çalışmalarına destek olabilirler. Ancak bu durum firmaların oy hakkını arttırmaz. Üye sayısının fazla olduğu komitelerde bir firmadan birden fazla kişinin katılımı, Komite başkanının inisiyatifindedir.

Türkiye İMSAD profesyonelleri komite üyeleri arasındaki koordinasyondan sorumludur. Gündem ve konularla ilgili görüş bildirebilir, katkı verebilir ancak, Türkiye İMSAD çalışanlarının tarafsızlığının korunması amacıyla; komitelerde karar alınması sürecinde oy hakkı yoktur. Türkiye İMSAD profesyonellerinin yanı sıra Davetli Komite Üyelerinin karar alma sürecinde oy kullanma hakları bulunmaz.

Madde 13: Karar Alma

Komite üyelerinin görüşleri; komite başkanının onayı ile bildirilen süre içinde yazılı veya toplantılarda sözlü olarak alınır. Yazılı olarak alınan beyanatlar doğrultusunda oy çokluğunun sağlanamadığı durumlarda komite toplantısı düzenlenir. Komite üyelerinin karar alma sürecine katılmaları; olumlu, olumsuz veya çekimser olarak görüş bildirmeleri ile sağlanır.

Herhangi bir konuda Komite kararları doğrultusunda Türkiye İMSAD görüşünün oluşturulabilmesi için;

Toplam üye sayısının en fazla 8 olduğu komitelerde karar alınabilmesi için komite üyelerinin en az %50’sinin,
Üye sayısı 9 ila 20 arasında olan komiteler için komite üyelerinin en az %40’ının ve
Üye sayısı 21 ve üzerinde olan komitelerde ise komite üyelerinin en az %30’unun karar sürecine yazılı veya sözlü olarak katılması gereklidir.

Komite kararlarında en az 5/3 oy çokluğu aranır. İşleyişin aksatılmaması amacıyla, komite üyesi sayısı görüş bildiren ve/veya toplantılara katılan komite üyelerine göre belirlenir. Görüş bildirmeyen üyelerin sayıları oy çokluğu belirlenirken dikkate alınmaz.

Örnek: 15 üyeli bir komitede karar alınabilmesi için en az 6 üyenin görüş bildirmiş olması gereklidir. Komitenin kararı bu 6 üye arasından 5/3 çoğunluk aranarak oluşturulur. Yani en az 4 üyenin bildirmiş olduğu öneriler doğrultusunda Türkiye İMSAD görüşü oluşturulur ve karara bağlanır.

Oy çokluğu ile alınan kararlarda genel kanaatten farklı bir görüş savunan üye firmaların (talep etmeleri durumunda) şerhleri komite tutanağında belirtilebilir. Buna karşılık 3. taraflara gönderilen Türkiye İMSAD görüşünde sadece alınan kararlar esas alınır.

Karar aşamasında 5/3 oy çokluğunun sağlanamadığı durumlarda konunun önem derecesine göre Yönetim Kurulunun görüşüne başvurulur. Yönetim Kurulunda alınan karar doğrultusunda Türkiye İMSAD görüşü oluşturulur. Hangi durumda olursa olsun Yönetim Kurulu kararı komite kararlarını etkiler ve Yönetim Kurulu kararları geçerlidir.

Madde 14: İstisnai Durumlar

Komite üyelerinin ele alınan herhangi bir konu ile ilgili olarak yapılacak bildirimlere istinaden herhangi bir görüş bildirememesi veya madde 13’de sıralanan asgari koşulların sağlanamaması durumunda; Komite Başkanının inisiyatifi doğrultusunda taslak Türkiye İMSAD görüşü oluşturulur. Oluşturulan taslak Türkiye İMSAD görüşünün zamanın yeterli olması durumunda komitenin görüşüne tekrar sunulması Komite Başkanının inisiyatifindedir.

Verilen görüş sayısının, komite karar alma yeter sayısından az olmasına rağmen, gelen görüşlerin tümünün aynı paralellikte olması durumunda Komite Başkanının onayı ile gelen öneriler doğrultusunda Türkiye İMSAD görüşü oluşturulur. Diğer tüm durumlarda Türkiye İMSAD görüşünün oluşturulması Komite Başkanının inisiyatifindedir.

Örnek: 15 üyeli bir komitede karar alınabilmesi için gereken 6 üye görüşü yerine 5 üye aynı doğrultuda görüş bildirmiş ise Komite Başkanının uygun görmesi durumunda Komitenin kararı bu 5 üyenin bildirmiş olduğu öneriler doğrultusunda oluşturulur.

BÖLÜM IV: ÜYELERE YÖNELİK TEŞVİKLERE DAİR KURALLAR

Madde 15: Komite Çalışmalarının ve Faaliyetlere Katılımının Teşviki

Komite üyelerinin yürütülen çalışmalara aktif katkılarını arttırmak, üyelerin Türkiye İMSAD tarafından düzenlenen veya yürütülen faaliyetlerde aktif görev almasını özendirerek aidat duygusunu pekiştirmek amacıyla aşağıda listelenen özendirici ve teşvik edici uygulamalar gerçekleştirilir.

Bir yıl içerisinde 3 kez; 3. taraflarca düzenlenecek toplantılara Türkiye İMSAD adına katılım sağlanması veya Türkiye İMSAD tarafından yürütülen/düzenlenen eğitim organizasyonlarında görev alınması durumunda Türkiye İMSAD Yönetim Kurulu Başkanının imzası ile teşekkür (şükran) belgesinin verilmesi.
Komitelerce oluşturulan kitap vb. dokümanlara; yazılı olarak katkı sağlayan veya söz konusu yayının belirli bir bölümünün hazırlayan üyelerin, firma bilgileri ve isimlerinin Komite Başkanı tarafından kaleme alınacak olan “önsöz” metninde yer verilmesi.
Sadece Türkiye İMSAD üyesi firmaların tüzel ve gerçek kişi üyelerine açık etkinliklere (ör: üye buluşması) komite üyelerinin de davet edilmesi.

BÖLÜM V: İLETİŞİME DAİR KURALLAR

Madde 16: Komite Üyeleri ile İletişim

Komite üyeleri ile iletişimi sağlıklı ve en verimli şekilde yürütülebilmek için kurulacak eposta ve WhatsApp gruplarındaki paylaşımlar, aşağıdaki kurallar çerçevesinde yapılır.

Grup yöneticisi, ilgili komitenin Türkiye İMSAD yetkilisi olacaktır.
Grup bir genel (ör: spor, politika, sanat vb. ) paylaşım alanı olarak kullanılmamalıdır.
Grup paylaşımlarının, çok gerekmedikçe, 08.00-24.00 saatleri arasında yapılmasına dikkat edilmelidir.
Gruptaki paylaşımların sadece komite ve çalışmaları ile ilgili konularda olmasına özen gösterilmelidir. (ör: firma/ürün reklamı, tanıtım, davet vb. mesajlar gönderilmemelidir.)
Grupta sosyal içerikli (ör: taziye, kutlama vb.) paylaşımlar yapılmamalıdır.